必备出口文件
中国每票公路货运都需要一套核心文件。商业发票须列明卖方、买方、货物描述、数量、单价、总价和币种。装箱单详列每件货物的重量、尺寸和包装方式。运单（公路运输为CMR运单）是运输合同。还需要中国海关报关单——通过中国国际贸易"单一窗口"电子申报。所有文件必须完全一致：重量、价值或货物描述的任何不符都会触发查验。
HS编码与产品归类
HS编码决定了关税税率、所需证书和查验概率。中国使用10位HS编码，目的国可能使用8位版本。常见错误包括使用过期编码、复合商品错误归类或选择导致高关税的编码。发货前务必与报关行核实HS编码。电子产品、纺织品和食品的错误归类可能导致货物滞留数周。HS编码还决定了产品是否需要额外证书，如CCC（中国强制性产品认证）或检验证书。
可能需要的证书和许可
除基本文件外，某些货物需要额外证书。原产地证（CO）证明货物产地，可能享受贸易协定下的优惠关税。植物检疫证书对植物产品和木质包装为强制要求。目的国可能要求CCIC或SGS出具的质量检验证书。化学品需要材料安全数据表（MSDS）。食品需要卫生证书，面向中亚和土耳其市场可能还需清真认证。发货前2–3周务必核实目的国要求。
应避免的常见错误
口岸延误最常见的原因是文件不一致——发票与装箱单上的重量不同，或货物描述模糊。请使用具体产品名称，避免"货物"等笼统说法。另一个常见问题是中国报关单上缺少盖章或签名。确保木托盘上的ISPM-15标识清晰可见——缺失熏蒸标记经常导致托盘被拒。最后，为司机准备每份文件的3份正本，同时为每个口岸的报关行准备电子备份。